La Planeación Organizacional: El Secreto Del Éxito Empresarial

 

La planeación es una etapa clave en el desarrollo de todo proyecto, ya que permite poner las bases y diseñar las estrategias necesarias para iniciar una idea de negocio. Se trata de la fundación misma del proyecto: la determinación de los elementos fundamentales, los valores, objetivos, etc., que constituyen el esqueleto de la actividad de la empresa.

 

Una planeación juiciosa no es necesariamente garantía de éxito, pero sí un sólido punto de partida desde el cual podemos prever inconvenientes y evitar la improvisación que implica muchos riesgos y que la mayoría de veces es muy costosa.

 

La planeación es la etapa en la cual se toman las decisiones fundamentales para poder trazar el camino que deseamos hacia la consecución de los objetivos de nuestra empresa. Para lograrlo debemos tener en cuenta los factores tanto internos como externos que pueden influir en el logro de las metas que nos hemos trazado, los elementos con los que contamos en nuestra situación actual y los valores que regirán nuestra empresa a lo largo de la actividad productiva.

 

La planeación es esencial para definir cómo queremos que avance nuestra empresa en un periodo de tiempo que normalmente es de entre tres y cinco años.  El plan es una herramienta excelente que nos ayudará a cumplir los objetivos del negocio, pero a veces, esta herramienta se debe actualizar para reflejar nuevas prioridades comerciales o el cambio en las condiciones del mercado, ya que constantemente estamos adquiriendo conocimientos acerca de qué es lo que funciona mejor en nuestra empresa, identificando fortalezas y debilidades desconocidas y descubriendo cómo podemos superar a nuestros competidores.

 

El modelo básico de planificación estratégica es ideal para visionar nuestra empresa, es decir, para visualizar a donde queremos llegar; de igual manera es fundamental para determinar a qué nos dedicaremos, nuestra misión; así mismo cuáles serán los objetivos que perseguiremos con la puesta en marcha de nuestro negocio y cuáles son los valores que nos caracterizarán.  Este modelo nos ayudará a trazar los pasos específicos que debemos seguir para alcanzar nuestros objetivos, supervisar el progreso para mantenernos enfocados y abordar los problemas a medida que surjan.

 

Para hacer una correcta planeación organizacional, es recomendable seguir los siguientes pasos.

 

• Identificar a qué nos dedicaremos, cuál será nuestra misión. Para ellos es aconsejables detenernos a pensar qué nos gusta, qué nos apasiona, a qué nos gustaría dedicar el resto de nuestra vida; también es importante preguntarles a otros para qué consideran que somos buenos, cuáles son nuestras cualidades más destacadas, las que mostramos a otros y que casi siempre pasan desapercibidas para nosotros.
• Visualizar un futuro en el que logremos ser los mejores en eso que nos apasiona, sabemos hacer y a lo que nos queremos dedicar el resto de nuestra vida. Hacer el ejercicio de visualizarnos alcanzando el éxito nos permitirá trazar la visión de nuestro negocio, o la ME.G.A. (Meta grande y ambiciosa).
• Trazar los objetivos Empresariales. Al establecer los objetivos, aumentará el rendimiento del equipo de trabajo y habrá un impacto positivo en nuestra motivación. Es aconsejable seguir la metodología SMART,  es decir, que estos objetivos sean específicos, definirlos en forma detallada y concreta, ¿Qué queremos alcanzar?; que sean medibles, es decir, que exista un método para hacerle seguimiento, ¿cuánto?; que sean alcanzables, es decir que sean un reto pero que se puedan lograr, ¿cómo?; que sean realistas,  que determinen los beneficios que nos traerá alcanzar ese objetivo, ¿para qué?; en un tiempo definido, lo cual supone establecer un periodo límite para conseguir cada objetivo, ¿cuándo?
• Definir estrategias que ayudarán a alcanzar los objetivos. En esta etapa es necesario preguntarnos qué pasos debemos seguir para alcanzar los objetivos y dividirlos en objetivos a corto plazo, a mediano plazo y a largo plazo.
• Crear planes de acción para implementar cada una de las estrategias que se mencionaron anteriormente. Los planes de acción son útiles para mantener a los equipos motivados y a nuestra empresa enfocada.
• Supervisar y adaptar el plan sobre la marcha. Es importante supervisar de cerca si nuestra empresa está implementando el plan correctamente y cómo podemos adaptarlo para obtener mejores resultados.

 

Antes de hacer la planeación podemos utilizar las siguientes herramientas que nos ayudarán al momento de trazar el:

 

• Explorar las oportunidades. Implica evaluar el contexto y los recursos con los que contamos, como punto de partida para poder iniciar la planeación de nuestra empresa.
• Establecer los objetivos, porque no se puedes planear nada sin saber primero cuáles son las metas que debemos alcanzar, y este es el punto más importante de toda la planeación, pues de esto dependerá lo siguiente.
• Establecer los escenarios, lo que significa la evaluación de los recursos disponibles, los caminos posibles y los eventuales mecanismos a emplear para alcanzar los objetivos ya trazados. En esta etapa es fundamental tener en cuenta de los posibles contratiempos y eventualidades.
• Evaluar las alternativas. Una vez considerados los caminos a tomar y los recursos a emplear, es importante evaluar las posibles alternativas, incluso aquellas que a primera vista no se vengan a la mente, para tener un panorama lo más completo y amplio posible.
• Seleccionar los caminos a seguir. Luego de una evaluación total de las posibilidades, llega el momento de tomar decisiones, de adoptar el plan establecido en los pasos previos y comenzar a ponerlo en marcha, contemplando los imprevistos y retroalimentando la toma de decisiones para poder contar con mecanismos de control.
• Formulación de planes alternativos. El plan elaborado inevitablemente requerirá de otros planes menores o paralelos, que se desprenderán de la actividad misma y que deberán ser evaluados de manera individual, repitiendo el esquema hasta aquí detallado y que nos acercará a los objetivos de nuestro plan principal.

 

Hay muchas formas de clasificar los planes de una empresa. Por ejemplo, si lo miramos en una línea de tiempo, distinguiremos planes a corto, mediano y largo plazo, dependiendo de qué tanto tiempo requieran para llevarse a cabo: poco, más o mucho.

De modo semejante podemos atender a la frecuencia de uso de los planes, distinguiendo así entre planes específicos, de aplicación puntual; técnicos, vinculados con la resolución de problemas o la mejoría de aspectos básicos; o permanentes, que son aquellos que constituyen la médula de la empresa y están constantemente llevándose a cabo.

En cualquier caso, una correcta planeación, con objetivos claros bajo metodología SMART, con una correcta supervisión y disciplina, garantizará el éxito en los negocios, como lo han hecho la mayoría de las empresas exitosas que existen.